Hyvä organisaatiomuisti parantaa kilpailukykyä

Tein pro gradu -tutkielmani LUT:n tietojohtamisen koulutusohjelmaan tutkimalla organisaatiomuistia ja muistitaitokäsitettä Devisioonassa. Tämä kirjoitus käsittelee graduni tuottamia havaintoja ja ajatuksia organisaatiomuistin ja -muistitaidon merkityksestä IT-konsultoinnin syvässä päädyssä. Jutun teemana on avata Devisioonan organisaatiomuistin ja muistitaitojen luonnetta sekä niiden merkitystä asiakkaalle.

Syvällisempää ymmärrystä taustalla olevista teorioista ja lähdeaineistoa voi ammentaa gradustani ”Yrityksen muistitaitojen kehittäminen: Tapaustutkimus organisaation muistitaidosta ohjelmistokehitystyössä”.

Mitä iloa Devisioonan organisaatiomuistista ja muistitaidoista on asiakkaille?

Asiakas hyötyy siitä, että konsulteilla on mahdollisimman monipuolinen ja syvällinen ymmärrys paitsi ongelmasta, myös siihen soveltuvien ratkaisuvaihtoehtojen kirjosta. Tietotyön tehokkuus muodostuu tiimien tiedon käyttöön palauttamisen nopeudesta sekä kyvystä unohtaa turhaa tietoa. Kyse ei ole määrästä – esimerkiksi dokumentaation mittavuudesta – vaan siitä, miten nopeasti oikea tieto löytyy, kun sitä tarvitaan.

Kaikki organisaatiot tallentavat tietoa. Selkeimmät muistipaikat ovat eksplisiittisiä: niihin voi tarkoituksella kirjoittaa tietoa. Devisioonalle lähdekoodit ja ratkaisujen dokumentaatiot ovat tällaisia keskeisiä muistipaikkoja: niitä ylläpidetään tarkoituksella ja tavoitteellisesti.

Koodin ja dokumentaation lisäksi tärkeitä tallennettavia ”skeemoja” ovat hyväksi havaitut projektihallintakäytänteet – alkaen aina rooleista ja projektin käynnistämisen vaiheista jatkuen asiakkaan kanssa sovittaviin projektikohtaisiin malleihin. Itseään kehittävä organisaatio dokumentoi prosesseiksi toistettavia malleja projektien käynnistämisestä ja läpiviennistä.

Yksi keskeinen muistiin otettava tieto on projektin menestystä selittävä data. Devisioona voi analysoida yksittäisen kehitystehtävän ajankäyttöä suhteessa alkuperäisiin työmääräarvioihin, koska tuntikirjaukset ja työmääräarviot taltioidaan siten, että niistä syntyvä data on helposti uusiokäytettävissä. Näin voidaan parantaa työmääräarvioiden sekä ennusteiden osumatarkkuutta ja ymmärtää mihin kaikkeen aikaa kuluu.  Nämä analyysit auttavat Devisioonan toteutustiimejä ja asiakasta tunnistamaan työn tehokkuuden kehityskohtia.

Tallentamaton tieto asuu ihmisissä

Devisioonalle eksplisiittisiä muistipaikkoja vielä tärkeämpiä ovat abstraktimmat tietovarastot kuten yrityskulttuuri ja henkilöiden välinen yhteinen muisti, jota kutsutaan myös transaktiiviseksi muistiksi. Kulttuuriin tallentuu tietoa hyväksytyistä tai toivotuista toimintatavoista ja käyttäytymissäännöistä. Devisioonalainen kulttuuri opettaa nopeasti tekijöilleen, että yksin ei tule ratkaisuhaasteiden kanssa painia, vaan työkaverit auttavat ja jakavat tietoa mielellään yli projektirajojen. Lisäksi kulttuuri opettaa devisioonalaiselle, että työaikaa saa ja pitää käyttää riittävän hyvän ratkaisun löytämiseen, vaikka kaikkea ei laskutettaisikaan. Yrityksen tietopääoman jatkuva kasvu on seurausta kyvystä tasapainoilla tuottavuuden ja tiedon uusiokäyttöön kulutetun ajan välillä. Asiakas saa tästä työstä arvon siten, että ongelmat ratkeavat nopeammin ja kokonaisvaltaisemmin.

Työyhteisön keskenään jakama ymmärrys toistensa osaamisesta ja tiedoista tuo yksittäisen devisioonalaisen tietotaidon koko työyhteisön hyödynnettäväksi. Devisioona levittää aktiivisesti tietoutta yksilöiden osaamisesta muulle työyhteisölle erilaisin tavoin. Esimerkkeinä voidaan mainita muun muassa Devsessiot, joissa kerrotaan mitä hienoa ja uutta on tehty. Devisioonan sisäiseen wikin projektiesittelyt kertovat, kuka on käyttänyt mitäkin teknologiaa ja missä tilanteessa. Erilaiset kompetenssiryhmät jakavat tietyn aihealueen tietoa keskenään ja kehittävät sitä tietoa Devisioonan käyttöön. Näitä tiedon levitysmekanismeja on Devisioonassa paljon, sillä tiedolla ei tee mitään, jos se ei ole helposti löydettävissä sitä tarvitseville. Koska iso osa tiedosta elää organisaation yksilöissä, on käytettävä aikaa yksilöillä olevan tiedon tutuksi tekemiseen.

Tiedon etsiminen ei kuitenkaan ole yksittäisen konsultin vastuulla. Erilaiset keskushahmot voivat aktiivisesti yhdistellä tekijöiden tietotarpeita tunnettuihin tiedon haltijoihin asiakkuus-, tiimi- ja projektirajoista huolimatta. Koska yksittäinen tekijä ei voi nähdä kaikkea mitä firmassa tapahtuu ja muistaa jokaista tehtyä projektia, on esihenkilöiden ja projektipäälliköiden vastuulla varmistaa, että etsijä löytää tietolähteensä. Parhaimmillaan tämä on joku toinen saman ongelman aiemmin ratkaissut tekijä, joka voi neuvoa miten ja miksi homma ratkaistaan.

Devisioonan palvelu ei ole yksittäinen konsultti, vaan koko yhtiön kollektiivinen tietopääoma ja sen hyödyntäminen asiakkaan liiketoimintaongelman ratkaisuun. Parhaiten tämä näkyy asiakkaalle niin, että heidän palveluksessaan olevat toteutustiimit voivat soveltaa käyttöön uusia teknologioita senioritekijän ajankäytöllä ja varmuudella, vaikka tiimi ei näihin teknologioihin olisi aiemmin koskenutkaan. Avuksi näet kutsutaan sitten joku, joka on. Onnistuminen ei siis koskaan ole kiinni vain juuri niiden valittujen konsulttien inhimillisestä tietokapasiteetista vaan koko Devisioonan organisaatiomuistin kyvykkyyksistä.

Toimiva organisaatiomuisti vähentää avainhenkilöriskejä

Keskeinen muistitaidon tekijä on organisaation valmius antaa aikaa sen jäsenten käyttöön tiedon tallentamiseksi työkavereihin ja organisaatioon. Yksittäisen Kubernetes-gurun ei tarvitse tehdä kaikkia konttitoteutuksia, vaan tämä voi rauhassa mentoroida muita tekemään niitä. Tätä opiskeluun ja mentorointiin käytettävää aikaa ei tarvitse nylkeä asiakkaalta, vaan se on investointi seuraavaa vastaavaa työsuoritetta varten.

Devisioonan kannattaakin käyttää aikaa tiedon ja osaamisen levittämiseen: Olemme vahvimmillamme toimittaessamme projekteja toteutusvastuulla, jolloin sisäisen tietopääoman kasvattaminen parantaa toimituskykyä. Asiakas maksaa vain toteutussuoritukseen kuluvasta ajasta.

Devisioonan organisaatiomuisti eliminoi tehokkaasti avainhenkilöriskejä. Jos ostaa Devisioonalta projektin, ei tarvitse pidättää hengitystä projektin onnistumisesta, kun joku tekijä vaihtaa työpaikkaa. Asiakas voi keskittyä rauhassa liiketoimintakysymystensä ratkomiseen, ja Devisioona vastaa riittävän monipuolisesta tietopääoman hallinnasta.

Hyvä organisaatiomuisti on myös laadun tae

Ohjelmistokehityksen konsulttiliiketoiminnassa toimittajan hyvä muistitaito takaa asiakkaille pitkässä juoksussa kuluiltaan ja laadultaan parempia ratkaisutoimituksia. Jos asiakas maksaa toimittajansa työtunnit ratkaisun löytämiseksi, jokainen etsintään käytetty hetki on muistitaitoja kehittämällä optimoitavissa. Käytettyä työaikaa tärkeämpää on, että riittävän laajalla ja hyödynnettävissä olevalla tietopohjalla varmistetaan ratkaisujen sopivuus kuhunkin ongelmaan.

Liiketoiminnan kannalta organisaatiomuistin kehittäminen on melko tavanomainen ilmiö, joskin siitä ei ehkä usein puhuta tässä blogissa esitetyillä termeillä. Aihealue on kuitenkin sellainen, että sen ammattimainen miettiminen on hyvä mahdollisuus it-hommissa. Graduni perusteella Devisioonan organisaatiomuisti ja muistitaito on erittäin hyvällä tasolla. Kehitettävää löytyy, mutta kokoonsa ja ikäänsä nähden Devisioonan muistitaidot ovat hyvin pitkälle kehittyneet, ja alan tyypilliset tiedonhyödyntämisongelmat on käytännössä selätetty.

Matti Lehto

Matti löysi IT-alan Helsinki-Vantaan lentoasemalta, jossa hän kehitti järjestelmiä ja prosesseja yli vuosikymmenen ajan. Devisioonassa hän toimii tiiminvetäjänä ja liiketoimintakonsulttina, jonka erityisalaa on asiakkaiden tarpeiden ymmärtäminen ja jalostaminen tekijäystävällisiksi projekteiksi.