Ruumiillisen tietotyön ytimessä

Alkuun henkilökohtainen näkökulma: Päätin kesäloman jälkeen siirtyä takaisin toimistotyöläiseksi. Kolme päivää olen ollut terveysturvallisuuden nimissä etänä, muut päivät olen viettänyt joko jommallakummalla toimistoistamme tai sitten asiakkaiden luona. On ollut varsin hauskaa, enkä ole useimmiten harmitellut työmatkoihin käyttämiäni hetkiä ollenkaan – kasvokkaisten kohtaamisten lisäarvo on vain ollut niin selkeästi sen kaiken arvoista.

Olenko siis sitä mieltä, että kaikkien pitäisi olla toimistolla koko ajan? En suinkaan. Tai että työnantajan kannattaisi asettaa jäykät säännöt toimistolla ja kotona olemiselle? Vielä vähemmän. Ajallinen ja paikallinen joustavuus on tärkeä viihtyvyystekijä, ja asiantuntija tuntee olonsa parhaiten. Väitän kuitenkin, että useimmat asiantuntijat harkitsevat työntekopaikkaansa liian kevyesti ja itsekeskeisesti. Lääke tähän on kunnollinen kulttuurinen keskustelu organisaatiossa.

Fyysisen läsnäolon on oikeutettava ajanhukkansa

Keskustelun ytimessä pitäisi olla se, miten mikäkin työtunti tuottaa eniten arvoa organisaatiolle, kuitenkin huomioiden myös työntekijän elämän ja ajan arvokkuuden. Vastaus elää ajassa, sillä eri tehtävät, projektitilanteet ja ihmiset vaativat erilaisia toimintatapoja.

Paikkariippumattomuus on hyvä lähtökohta. Etätyön etuna on se, että työmatkaan ei kulu aikaa, ja että sen voi lomittaa yksityiselämäänsä joustavammin. Kaikki tämä kääntyy työntekijän – ihmisen – eduksi. Jos työnantaja haluaa puuttua tähän joustoon, on tärkeää miettiä, mikä oikeuttaa työntekijän elämän rajoittamisen sillä, että pakottaa hänet matkustamaan? Hyvinvoinnin kannalta ratkaisevaa ei ole juridinen oikeutus, vaan humaanit, työn sisältöön liittyvät perusteet.

Avainasemaan nousee työn sisältö ja tekotapa. Jos tarkoitus on koodata, kirjoittaa tai piestä Exceliä koko päivä soolona, toimistolle vääntäytymisellä ei ole työn sisältöön liittyvää arvoa. Jos tarkoitus on palaveerata koko päivä Teamsissa ilman katkoja, miksi myöskään vaivautua? Toisaalta: koko päivän työpajaan kannattaa monesti jo matkustaakin, välillä jopa toiseen maahan. Ääripäiden välille mahtuu sitten monta tilannetta, joiden kohdalla fyysisen läsnäolon arvoa voi punnita eri tavoin. Kaikissa yhdistävä tekijä on intensiivinen ihmiskontakti.

Livehommeleiden lisädimensiot

Omat kokemukseni tältä syksyltä voi tiivistää seuraavasti: Käytännössä kaikki ihmisten kanssa tehtävä työ on tehostunut huikeasti. 1:1-palaveri toimistolla, asiakkaan kanssa workshoppaaminen, uuden yhteistyökumppanin tapaaminen. Naamatusten olen kolmiulotteinen, liikun laajemmassa tilassa, piirrän kerkeästi valkotaululle ja painotan puhettani eleillä aivan toisin kuin kameralle. Näen asiakkaan kehonkielestä, selkisikö arkkitehtuuriajatukseni tai yhteistyöideani, tarvitaanko vielä asiaa kirkastava piirros vai voidaanko jo siirtyä seuraaviin asioihin.

Paluu kasvokkain tekemiseen on kirkastanut selkeällä tavalla, miten ponnetonta Teams-välitteinen viestintä oikeastaan on. Asioista saadaan kyllä puhuttua, mutta monesti vailla sävyjä: Ymmärsivätkö kaikki? Onko palaverin hiljaisinkin – mahdollisesti kameraton – jäsen samaa mieltä? Onko muita aiheita, jotka pitäisi käsitellä? Näihin kysymyksiin jää herkästi vastaamatta Teamsin yli, joskin hyvin ammattimaisella palaverinjohtamisella ongelmia voidaan vähentää.

Yhtä kaikki, oman kokemukseni mukaan monien livepalavereiden tuottavuus on ollut hyvinkin kolminkertainen Teams-vetoihin verrattuna. Kyseessä on toki arvio, eikä se päde kaikkiin palavereihin: oman projektiryhmän nopea statustsekki ei merkittävästi hyödy fyysisestä läheisyydestä, kun porukka tuntee toisensa valmiiksi. Mutta tuttujenkin kanssa livellä oli arvoa esimerkiksi uusia asioita läpikäytäessä, mm. interaktiivisina whiteboard-sessioina, joissa oli varaa edetä todella sitä vauhtia, millä ihmisten ajatuksetkin.

Toisaalta aivan totta on sekin, että etänä fokus on omaa luokkaansa – ainakin, kun kuuluu siihen onnellisten joukkoon, jolla kotityöpiste on viilattu miellyttäväksi. Vaikka toimistoistamme tykkäänkin, myönnän avoimesti, että tietyn tyyppinen syvä ajattelutyö siellä sujuu huonommin kuin kotona, ja niinpä sopiva sekoitus eri sijainteja onkin useimmille oikea ratkaisu.

Elämyksellisyys ja työtyytyväisyys kunniaan

Tuottavuuden lisäksi asiassa on myös toinen puoli: se, miltä työelämä tuntuu. Kun ihmiset surkastuvat Teamsissa pelkiksi ikkunoiksi, kontaktin kokemus vähenee. Työ muuttuu väistämättä yksinäisemmäksi, vaikka palavereissa istutaankin. Myös fyysiset aistimukset vähenevät. Tätä voi taklata sillä, että palavereista rakennetaan tarkoituksella elämyksellisiä.

Kuulostaa höpöhöpöltä, mutta pikkujutuistahan tässä on enimmäkseen kyse. Jos kokoonnutaan kasvotusten neukkariin, mitä jos hoidettaisiin samalla myös tarjoilut kuntoon? Voisiko palaverille valita tilan, jossa on oikeasti kivaa – ja vähän erilaista kuin arjessa?

Devisioonassa olemme yrittäneet tänä vuonna kiinnittää huomiota näihinkin asioihin. Workshopataan sellaisissa paikoissa, jotka tuntuvat osallistujista erilaisilta ja inspiroivilta, koska se aktivoi ajattelua. Sirkushuveja ei tarvita, mutta leivästä voi kyllä olla iloa: pitkä visiointisessio on paljon jaksettavampi, kun ruokaa ja juomaa ei tarvitse miettiä. Järjestetään tila sellaiseksi, että valkotauluja ym. välineitä piisaa, ergonomia on kunnossa ja valaistus tukee jaksamista. Ihan perusjuttuja jo viime vuosikymmeneltä, mutta kylläpä ne tuntuvat arvokkailta, kun vertailukohtana on ruudunjakosäätö, epämääräinen latenssi ja osallistujien harhaileva fokus!

Pohjimmiltaan kysymys on työn merkityksen luomisesta. Jos teet kahta projektia, joista toisen palaverit ovat aina intensiivisiä ja viihdyttäviä, ja toista, jossa kokousten monotoninen paasaus saa siirtymään sähköpostien pariin heti oman puheenvuoron jälkeen, kumpaan kohdistat parhaan tarmosi? Kumpi jää mieleen positiivisena kokemuksena? Kumpi kannustaa jatkamaan saman toimittajan, yhteistyökumppanin tai työnantajan palveluksessa? Vastaus on selvä.

Organisaatio etsii oman tuottavuutensa tavat

Etätekemisen perustuottavuus tulee parhaimmillaan ajansäästöstä, joustavuudesta ja työrauhasta. Fyysinen läsnäolo tuottaa parhaimmillaan huikeita tuottavuusetuja, kun ihmistyön intensiteetti on kohdallaan, mutta heikentää aina päivän muuta tuottavuutta.

Organisaation sisäistä kulttuurikeskustelua tarvitaan tunnistamaan, mitkä tilanteet ovat sellaisia, että niihin kannattaa investoida. Kotiin käpertyneellä asiantuntijalla on taipumus tarkastella asiaa omasta näkökulmastaan (”Jos lähden tuohonkin palaveriin, taas menee aamupäivä harakoille”) tai nojata kollektiiviseen hähmään (”Ei siellä muutkaan ole kuitenkaan paikalla”). Molemmat näkökulmat ovat luonnollisia, mutta eivät johda harkittuihin läsnäolopäätöksiin. Kärjistettynä voisi sanoa, että vahvassa roolissa olevan asiantuntijan kotimukavuudenhalun kärsijöiksi muodostuvat helposti niin asiakkaat, yhteistyökumppanit kuin erityisesti tuoreemmat kollegatkin – ilman että kukaan edes tulee ajatelleeksi asiaa.

Hyvä yhdessäolo pitää järjestää. Se tarkoittaa agendaltaan suunniteltuja, puitteiltaan harkittuja ja sosiaalisesti valmisteltuja tilaisuuksia, jossa porukalla on syy kokoontua oikeiden asioiden äärelle. Hyvässä parin tunnin sessiossa muodostunut yhteisymmärrys saattaa riittää jopa viikoiksi, ja monesti näin organisoitu työ kannattaa tehdä juuri siellä, missä työrauha on paras – esimerkiksi kotona.

Onnistuminen yhdessäolossa on kuitenkin tärkeää. Ei kannata luottaa siihen, että pelkkä samassa paikassa sijaitseminen auttaisi, jos yhdessä tekemistä ei ole mietitty tai valmisteltu – vaikka se joskus toimiikin. Juuri tästä syystä kaavamaiset pakkoläsnäpäivät närästävät. Turha käskeä ihmisiä toimistolle joka maanantai, ellei pysty takaamaan, että näin menetetylle tuottavuudelle saadaan vastapainoksi iloa, intoa ja intensiteettiä. Kalenteri ei itsessään järjestä mitään, ja vain ani harva organisaatio kykenee keskitetysti huolehtimaan sosiaalisesta intensiteetistä edes kahtena päivänä viikossa. Tiimitason päätöksenteko onkin sitten toinen juttu – heillähän saattaa hyvinkin olla syvääkin viisautta omasta, tilanteeseen sopivasta työntekotavasta.

Entä jos en voi kokovartalokonsultoida?

Tarkoittaako tämä nyt sitä, että kaukana maaseudun rauhassa tai Espanjan Aurinkorannikolla asuva IT-konsultti ei ikinä voi olla täysiveroisen tuottava tiimin jäsen? Ei varmastikaan. Ensinnäkin monissa rooleissa palaverivaikuttaminen – varsinkin vieraampien ihmisten kanssa – ei ole tekemisen kovaa ydinaluetta. Toisekseen joidenkin Teams-karisma on sitä luokkaa, että etäyhteyden käytön melkein unohtaa. Tämäkin on siis taitolaji, eikä yksilöllisten järjestelyiden toimivuutta pidä tuomita yleisten periaatteiden nojalla.

Niille, jotka pohtivat työntekopaikkaansa päivittäin, muistutan lämpimästi: Olemme kokonaisia ihmisiä, emme pelkkiä päitä (saati niistä otettuja kuvia). Jos supistat itsesi vain siihen, mitä pystyt Teamsin läpi välittämään, jätät todennäköisesti hyvin ison osan ilahduttamis- ja vaikutusvallastasi käyttämättä. Kannattaa myös tunnustella omaa vointiaan päivän jälkeen: Oliko tämä hyvä päivä? Miksi oli tai ei? Mitä olisin kaivannut päivään lisää? Etätyö on tullut jäädäkseen ja on loistava ratkaisu moniin tilanteisiin, mutta oman työntekotavan tasapainoa kannattaa aktiivisesti tutkiskella – myös tiimin ja yhteistyökumppanien näkökulmasta.

Työnantajille, jotka kasvokkaisuudesta intoutuneena yrittävät saada kaikki toimistolle, muistutan toisaalta: Suurin osa tietotyöläisistä ei saa haluttua työn tulosta aikaiseksi pelkästään palavereissa. Mitä enemmän luovaa, älyllistä ponnistusta organisaatioltasi odotat, sitä enemmän sille kannattaa antaa vapautta. Monesti tämä tarkoittaa etätyötä. Tasapainossa kyse ei ole pelkästään säästetystä työmatka-ajasta tai vesiautomaatilla tapahtuneista kohtaamisista, vaan paljon syvemmistä asioista: inhimillisyydestä, työssä jaksamisesta ja työtehtävien erilaisten vaatimusten syvästä ymmärtämisestä.

Siitä organisaatioiden kannattaisi keskustella.